Jenis Surat Niaga dan Penjelasannya. Dengan pesatnya perkembangan teknologi, komunikasi dan pengetahuan tentang komunikasi belum banyak mendapat perhatian dari masyarakat. Banyak dari kita tidak tahu bahwa ada berbagai jenis surat untuk setiap bidang komunikasi. Dalam bidang perdagangan dan niaga dikenal dengan Letter of Commerce. Apa itu surat komersial? Dan apa saja jenis-jenis surat komersial? Selanjutnya, saya akan menjelaskan jenis-jenis surat komersial.
Daftar Isi
Pengertian Surat Niaga
Surat, juga dikenal sebagai surat dagang atau surat dagang, adalah surat yang ditulis untuk tujuan perdagangan atau bisnis. Jenis surat ini biasanya dikeluarkan oleh badan usaha atau perusahaan untuk keuntungan bisnis atau untuk menyampaikan informasi atau berita komersial.
Secara umum, surat komersial dapat mencakup penjualan dan pembelian barang atau jasa, atau mungkin tentang penawaran. Surat komersial biasanya internal atau eksternal. Artinya, untuk penggunaan internal bila digunakan dalam hubungan antara perusahaan dan pusat atau kantor cabangnya. Surat komersial, di sisi lain, bersifat eksternal bila digunakan dalam hubungan antar perusahaan dengan entitas lain. Ada banyak jenis surat komersial, antara lain:
Jenis – jenis surat niaga
1. Surat Rujukan
Surat rujukan adalah jenis surat niaga yang umumnya merupakan media promosi untuk memperkenalkan produk suatu perusahaan. Surat rujukan berisi informasi tentang penjual yang ditujukan kepada prospek.
2. Surat Penawaran
Surat penawaran adalah surat yang dikeluarkan oleh suatu perusahaan untuk menjual suatu produk. Jenis surat ini biasanya dikeluarkan oleh penjual dan ditujukan kepada calon pembeli untuk menawarkan barang atau jasa. Isi utama dari surat penawaran adalah informasi seperti kualifikasi, harga dan metode pembayaran untuk produk dan layanan yang kami tawarkan. Untuk surat penawaran, penjual perlu menggunakan bahasa yang menarik dan jelas untuk menawarkan produk dan layanan mereka dengan bijak. Hal ini agar kita dapat menarik pembeli untuk membeli barang dan jasa yang ditawarkan.
Surat penawaran biasanya dibuat untuk kebutuhan pribadi perusahaan atau sebagai tanggapan atas surat permintaan penawaran. Saat membuat surat balasan, surat penawaran harus mengacu pada informasi yang diberikan oleh penjual atau pengirim permintaan penawaran. Surat penawaran biasanya juga disertai dengan daftar harga atau brosur untuk meyakinkan pembeli.
3. Surat Permintaan Penawaran
Jenis surat ini biasanya dikirimkan oleh calon pembeli kepada penjual, termasuk permintaan penawaran barang atau jasa kepada penjual. Permintaan surat penawaran ini dikeluarkan karena calon pembeli tertarik dengan produk atau jasa yang diberitahukan melalui surat pengantar. Namun, perusahaan juga dapat mengambil inisiatif dalam membuat permintaan penawaran. Permintaan untuk surat penawaran ini biasanya mencakup permintaan untuk deskripsi rinci atau rinci tentang produk atau layanan yang Anda beli. Maksud dari surat ini adalah nama dan harga barang, cara pembayaran, cara pengiriman atau pengiriman barang, dan perincian lain yang mungkin Anda perlukan.
4. Purchase Order
Purchase order adalah surat yang dikeluarkan oleh pembeli dan ditujukan kepada penjual dengan tujuan untuk memesan atau meminta barang atau jasa yang akan dibeli. Surat ini biasanya berdasarkan iklan dan surat penawaran yang sangat dibutuhkan oleh perusahaan Anda. Ringkasan pesanan pembelian harus menyertakan nama dan jenis barang yang Anda beli, serta harga dan metode pembayaran. Jika pembayaran dilakukan melalui transfer bank, pembeli harus menyertakan bukti transfer dalam pesanan pembelian.
5. Konfirmasi Pesanan
Jenis surat ini dikeluarkan oleh penjual untuk memberi tahu pembeli tentang pesanan. Inti dari konfirmasi pesanan adalah memberikan rincian barang yang dipesan oleh pembeli, seperti nama dan jenis barang, harga beli, syarat penjualan, dan harga barang.
6. Pemberitahuan Penyerahan Barang
Surat ini akan dikeluarkan oleh penjual jika kedua belah pihak menyetujui transaksi penjualan. Selain itu, surat ini juga dimaksudkan untuk memberi tahu pembeli ketika pesanan sudah siap untuk dikirim. Surat ini juga dimaksudkan untuk menginformasikan kepada pembeli tentang kondisi barang yang dipesan dan bahwa mereka siap menerima barang tersebut. Jenis surat ini biasanya dibuat untuk transportasi jarak jauh atau partai besar. Pemberitahuan pengiriman merinci jenis dan jumlah barang, metode pengiriman yang digunakan, dan proses estimasi barang yang akan dikirim ke pembeli. Anda juga dapat melampirkan dokumen pengiriman, daftar pengepakan, dan asuransi pada surat ini jika diinginkan.
7. Pemberitahuan Penolakan Pesanan
Jika karena alasan tertentu permintaan pembeli tidak dapat dipenuhi, penjual biasanya akan mengirimkan pemberitahuan penolakan. Surat penolakan pesanan harus segera dikirim agar tidak mengecewakan pembeli.
8. Surat Pengaduan
Surat pengaduan dikirimkan oleh pembeli kepada penjual karena ketidaksesuaian dengan barang yang diterima. Ketidaksesuaian dapat terjadi berupa barang rusak, kualitas dan kuantitas barang yang berbeda dengan pesanan.
9. Balas Pengaduan
Jika penjual menerima surat pengaduan, penjual harus segera membalas surat dengan balasan pengaduan. Inti dari surat ini adalah mengucapkan terima kasih kepada pembeli atas surat pengaduan dan memberikan keputusan untuk menyelesaikan masalah pengaduan.
10. Collection Letter
Bill of lading dibuat dengan transaksi penjualan yang dilakukan dengan menggunakan sistem hutang. Surat ini dikeluarkan oleh penjual dan meminta pembeli untuk membayar hutangnya karena hutang tersebut telah jatuh tempo atau belum diperjanjikan.
11. Faktur Pembayaran
Jika pembeli menerima barang yang dipesan dan tidak ada keluhan tentang barang tersebut, pembeli wajib melakukan pembayaran. Surat ini dikeluarkan karena pembayaran dilakukan secara nontunai. Surat ini harus mencantumkan jumlah yang dibayarkan, cara pembayaran, dan sertifikat pembayaran.
12. Pembayaran Terlambat
Surat penundaan pembayaran dibuat atas inisiatif Pembeli untuk menerima bill of lading. Isi pemberitahuan penghentian dan penghentian menyatakan bahwa beberapa pembeli mungkin tidak dapat membayar sesuai dengan kontrak. Surat itu juga mencakup permintaan untuk menjadwal ulang pembayaran yang dijanjikan.
13. Surat Balasan untuk Penundaan Pembayaran
Surat ini dibuat untuk memungkinkan penjual menanggapi permintaan dari pembeli untuk menunda pembayaran. Surat ini dapat mencakup persetujuan atau penolakan penangguhan.
Mengetahui jenis surat bisnis bisa sangat membantu, terutama bagi para pengusaha. Jenis surat komersial ini sangat penting untuk kegiatan perdagangan antara dan di dalam perusahaan dan di dalam anak perusahaan mereka.
Fungsi surat niaga
Beberapa fungsi surat niaga adalah:
- Berfungsi sebagai bukti nyata hitam putih, khususnya kontrak.
- Surat dapat diarsipkan dan ditampilkan kembali jika diperlukan, berfungsi sebagai alat pengingat.
- Bertindak sebagai duta besar atau perwakilan penulis untuk berurusan dengan lawan bicara.
- Ini berfungsi sebagai panduan kerja saat melakukan tugas.
- Ini berfungsi sebagai alat promosi penjualan.
- Ini akan menjadi bahan penilaian.
- Berguna sebagai bukti sejarah.